唐雪:场馆职能部门图鉴(四)——会展协调部
 时间:2022-09-30 03:18:30 | 作者:火狐体育外围 | 来源:火狐体育彩票平台|阅读次数:74

  同签订后,绝大部分的精力转为投入下一个项目的开拓,活动项目后续展开的具体工作就由协调部门负责全程跟进。首先,协调部门要梳理合同内签订的需求条款,以及前期销售经理与客户沟通过程中产生的其他需求。其次,从活动进场到撤场,涉及车辆通行、人员进出、搭建施工、用餐需求以及一些功能区域的使用等,在这过程中还将产生各种各样的需求。协调部需要将客户需求进行确认汇总,罗列出完整的清单以便下一步工作的推进。但通常情况下,只要活动还未结束就有可能出现新的需求,因此协调部的实时跟进尤为重要。

  二是整合信息。汇总后的需求清单通常是量大且无章,因此协调部需要对其进行整合,包括收集信息、过滤信息、传递信息等多个内容。首先,整合外部信息,摘出企业参与或与企业相关的信息,比如公安报备流程需要提供何材料,活动住宿需求需要了解周边酒店情况,带观光行程的客户是否需要景点信息等等。尽可能先客户之想,为其提供最全面的服务。其次,整合内部信息,内部信息包括同期活动以及内部各部门之间的信息。掌握同期活动信息便于议程时间、人群路线等的合理安排,确保活动井然有序地进行。除此之外,客户需求涉及到众多部门的分工,协调部需要将最有效的信息反馈到各个相关部门。

  “标准化是接待服务的基础保证,比如现场搭建环节的标准化是安全生产的保障、会务服务环节的标准化是服务品质的保障、岗位操作规范是服务效率的保障……”笔者曾在文章中阐述过标准化对于场馆运营的重要性,而协调部的工作开展正是基于对服务标准的把控。

  协调部可以根据服务标准化引导客户,帮助其将模糊的需求具象化。以杭州国际博览中心为例,光是举办晚宴就有多套方案,地点可以选择室内或空中花园,风格可以选择西餐或中餐,还可根据活动主题进行定制化服务,布置风格也有多种选择。协调结合客户意向以及服务清单尽可能为客户提供最优的组合方案,丰富的服务标准或能激发潜在消费。

  标准化能够提升内部工作效率使对接流程更为顺畅。协调部是客户与内部各部门之间的衔接,因此除客户管理标准外,协调部与各部门之间严谨有序的对接流程也尤为重要。举办一场活动通常涉及到安保部、安全生产部、工程部、运营部等多个部门,制定明确的流程有利于将繁杂的工作内容一一落到实处,确保每个环节的准确无误提升整体工作效率。

  销售与协调最主要的区别在于,前者需要使用偏“感性”的方法维护客户关系,后者则是践行“理性”原则,确保客户需求最合理最优化的落地执行。只有“感性”与“理性”互融,方能为企业开疆辟土提供坚实保障!返回搜狐,查看更多